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最適なタスク管理ツールとは?

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「世の中には多くのタスク管理ツールがあふれていて、一体どれが良いのかわからない」
「とりあえず今はこれを使っているけど、他に良いものがあればそちらを試してみたい」

こう考えている人は結構いるのではないでしょうか。

私もそうでした。色々評判のツールやアプリを試してみて、やっぱり何か違うとやめてしまう。これの繰り返しでした。しかし今では、一応自分に合ったらしいモノを見つけました。

紙。

「は?」と思われるかも知れませんが、やはり私には紙に書くのが一番だと気付いたのです。

ガッツリと試してみたツールには、EvernoteJootoChatWorkなどがあります。これらはこれらでとても魅力的なツールで、きちんと使いこなせば非常に役立つことは間違いないのですが、私には使いこなすのがとても面倒でした。

それぞれの案件ごとにカテゴリなどを分けて細分化し、タグを付けて・・・と作業していると、タスク管理に余計な時間が取られているように感じてならなかったのです。

そこで私は、もうそういう余計な自分の中のルールを全部排除して、「いつ何をすれば良いのか」だけに絞ることにしました。「その案件の中での進捗状況」などはそれだけではもちろん分からなくなりますが、この際それは無視しました。何事もシンプルである方が、人は長く続けられるはずなのです。

それで、いつ何をするかだけを書くようにしたのですが、「タスク管理ツールを開かなければタスクが分からない」という問題も私は以前から気になっていました。もちろん通知機能を利用すれば知ることはできますが、常時見られる状態にできるわけではありません。

これら私が気になっている問題を全て解決してくれるモノこそが、紙なのです。

知り合いのグラフィックデザイナーが「紙に書いて貼っとくのが一番忘れずに済みますよ」と以前言われたことがあるのですが、まさにその通り。

そこで私はほぼ日手帳を使うことにしました。元々スケジュール管理やノートに使っていたのですが、タスク管理ツールとしても使うことにしたのです。

(ちなみに私はWeb業界にいたくせに、スケジュール管理はGoogleカレンダーより紙の手帳であるほぼ日手帳を好んでいました…)

私がここ数年使っているのがA5版のカズン。1日1ページあるので、ノートとしても十分使えます。

これが私のとある日のほぼ日手帳の様子。

ページ上部に最初からタスクを書き出す場所が設けられているので、思いついた順に書いていきます。その日に打ち合わせなどがあればそれも時間と一緒に書きます。そして業務中に新たに生じたタスクについては、それをやる日のページのタスク欄に書いていきます。ただ、すぐにできることは一々書かずに済ませてしまいます。

手帳はほぼ常時私の目の前に広げてあり、とっさのメモ帳的な使い方や、業務上書き残しておいた方が良いことなどを書きます。打ち合わせがあればこれを持って行ってノートとして使います。

ほぼ日手帳A5版カズンには主に年、月、週、日のカレンダーページがあり、私が使うのは月と日のみ。予定などは月と日の両方に書き込む必要はありますが、そこはそれほど苦ではありません。

紙の欠点としては検索ができない点が挙げられると思いますが、直近数ヶ月程度のことであれば大体どの辺りに書いたか覚えていますし、それ以前のことを見返すこともほとんどないので、機能としての優先度は低いと判断しました。

昔ながらの紙の手帳ですが、便利なツールを数多く選べる時代になった今でも有効なツールであると実感しています。皆さんも紙を見直してみても良いかも知れません。

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